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Quel genre de preuve Lexop fournit?

Lors de la notification d’un document électronique par Courriel Certifié, Lexop génère automatiquement un Rapport de preuve contenant une piste d’audit détaillée de la transmission. Le Rapport fait foi de la transmission en établissant de toute évidence par horodatage et par confirmation du serveur courriel, l’instant précis où votre destinataire a reçu votre courriel, l’a ouvert et en a téléchargé le contenu. Si vous êtes un utilisateur juridique, le Rapport contient également tous les renseignements requis par les règles de procédure civile en Amérique du Nord, dans la mesure où la notification est permise.

Qu’est-ce qu’un Rapport de preuve?

Lorsque vous envoyez un Courriel Certifié via Lexop, un Rapport de preuve est généré pour chaque destinataire. Ce Rapport de preuve est un document PDF dynamique qui contient toutes les informations en lien avec la transmission pour chaque destinataire. Il contient des informations sur les pièces jointes (nom, pages, checksum SHA256), les détails de l’expéditeur et du destinataire et la réponse SMTP pour le destinataire (un Rapport est créé pour chaque destinataire). La réponse SMTP est un message de retour du serveur de messagerie d’un destinataire. Il signale que le message a été reçu, rejeté, bloqué, renvoyé …

Ce même Rapport de preuve est donc la preuve qu’une communication a été reçue (tout comme ce qu’un télécopieur produirait). De plus, Lexop va un peu plus loin et permet à ses utilisateurs de voir si leurs messages ont été lus ou non, et si les liens attachés ont été cliqués.

Qu’est-ce qu’une réponse SMTP ?

SMTP est un acronyme anglais qui signifie Simple Mail Transfer Protocol (Protocol Simple de Transfert de Message), couramment utilisé par la majorité des serveurs de courriel. Votre message sera transféré d’un point à l’autre, de votre boîte à celle de vos destinataires. Lors de ces différents « bonds » (pensez à des sauts), les serveurs renverront des réponses pour signaler un succès ou non, ainsi que les raisons s’il y a échec de la transmission. Voici quelques exemples de réponses SMTP, du site de SendGrid (https://sendgrid.com/blog/smtp-server-response-codes-explained) :

250 – Cette réponse du serveur SMTP signifie simplement que tout s’est bien passé et votre message a été remis au serveur du destinataire (cela ne signifie pas que votre message a été ouvert)

421 – Votre message a été temporairement reporté par le serveur du destinataire. Ceci est généralement le résultat d’un trop grand nombre de connexions ou de messages dans un court laps de temps.

450 – Votre message n’a pas été remis en raison d’indisponibilité de la boîte du destinataire. Cela peut se produire si la boîte est verrouillée.

451 – Cette réponse est envoyée lorsque la communication échoue. Souvent, ce n’est causé par vous, mais plutôt à cause d’un problème de serveur.

452 – Ce genre de réponse est produit quand il n’y a pas assez d’espace pour envoyer votre message. Il se voit ainsi différé jusqu’au moment où il pourra être livré.

550 – L’envoi a échoué parce que la boîte du destinataire est indisponible ou parce que son serveur courriel a rejeté votre message.

551 – La boîte en question n’existe pas sur le serveur du destinataire.

552 – La boîte de votre destinataire n’a pas suffisamment d’espace libre pour accepter votre message.

553 – L’envoi a échoué parce que le nom de la boîte n’existe pas.