Pronotif

Quels sont les modèles d’avis existants et comment puis-je les utiliser?

Pronotif a créer pour vous un ensemble de modèles d’avis prédéfinis pour les avis les plus populaires (ex.: Renouvellement de bail, Avis de retard de paiement, etc.).

Votre choix du modèle d’avis doit être fait à la deuxième étape (Composer) de la création d’un Courriel Certifié ™, en sélectionnant le modèle désiré parmi la liste. Dès lors, les champs « sujet » et « message » de votre courriel seront automatiquement remplis pour vous –en français, en anglais ou les deux.

Que sont les rappels aux destinataires et comment puis-je les définir?

À la troisième étape (Options) de la création de votre activité, vous avez l’option de définir un rappel aux destinataires. Si vous sélectionnez cette option, Pronotif renverra votre courriel aux destinataires qui ne l’auront pas ouvert lors du premier envoi ou qui n’auront pas téléchargé ses pièces jointes après un délai de 5 ou 7 jours.
Autrement dit, si vous définissez un rappel pour vos locataires qui n’ont pas ouvert votre courriel cinq jours après son envoi initial, ce dernier sera automatiquement renvoyé à ceux qui répondent à ce critère.

Que signifie l’option « Permettre au destinataire de répondre au courriel »?

À la troisième étape (Options) de création d’une activité, vous avez l’option d’activer les réponses des destinataires. Le cas échéant, vos destinataires pourront répondre directement à votre courriel via le portail de réponse sécurisé de Pronotif. Vous serez notifié par courriel en cas de réponse.

Les réponses à vos courriels apparaîtront toujours sous l’onglet Communications de leur page de détails respective, ainsi que dans leur rapport de preuve.
N.B. Vos destinataires n’ont PAS besoin d’avoir un compte Pronotif pour répondre à vos courriels via notre portail sécurisé.

Que faire si mon courriel n’a pas été transmis dû à une adresse électronique non valide?

Voici comment procéder:

  1. Rendez-vous sur votre boîte d’envoi; vous y verrez un icône d’avertissement rouge à côté du destinataire qui vous informe que la transmission de votre courriel a échouée auprès de ce dernier.
  2. Cliquez sur l’icône d’avertissement. Une nouvelle fenêtre apparaîtra dans laquelle il vous sera possible de corriger l’adresse électronique erronée.
  3. Cliquez sur Confirmer et Envoyer pour renvoyer votre courriel à la nouvelle adresse. Vous pourrez suivre son statut sur la même page.

N.B. Vous serez averti par courriel chaque fois qu’une transmission à un destinataire échoue. Pour accéder à la page de détails du courriel, cliquez simplement sur le lien Accéder à ma boite d’envoi dans le courriel.

Que dois-je faire pour ajouter des propriétés et des locataires?

Voici comment procéder:

  1. Cliquez sur l’onglet Propriétés situé dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter des propriétés.
  3. Une nouvelle fenêtre pop-up s’ouvrira pour vous présenter les deux options possibles.
  4. Sélectionnez celle qui vous convient le mieux.

N.B. Si vous choisissez d’utiliser le processus d’import de propriété, sachez que vous avez à votre disposition un guide détaillé des étapes à suivre. Pour y accéder, cliquez sur le lien « Voir la version détaillée des étapes ».

Qu’est-ce que les balises de personnalisation et comment les utiliser?

Les balises de personnalisation permettent d’envoyer des courriels en masse de façon personnalisées, avec les informations propres à chaque destinataire.

Que vous utilisiez un modèle d’avis ou que vous créiez un nouveau message à partir de zéro, vous pouvez y ajouter des balises qui seront remplies automatiquement lors de l’envoi, selon les informations personnelles du destinataire (ex.: Nom du destinataire , Courriel du destinataire, etc.)

La quatrième étape (
Revoir et Envoyer) de création d’une activité vous donne un aperçu de l’apparence générale de votre courriel. Pour le visualiser en fonction d’un destinataire spécifique, cliquez sur le lien au-dessus du courriel qui indique le nombre de destinataires (voir la capture d’écran ci-dessous), puis sélectionnez le destinataire souhaité.

Puis-je programmer l’envoi de mon courriel à une date et heure futures?

Oui. À la troisième étape (Options) de création d’une activité, vous avez la possibilité de définir la date et l’heure auxquelles vous souhaitez que votre courriel soit envoyé.
Tous vos courriels programmés seront enregistrés dans votre boîte d’envoi, sous l’onglet Postdaté. Vous pouvez les modifier avant l’envoi en cliquant simplement sur l’un d’entre eux.

N.B. Dans la table de vos courriels programmés, la colonne Prêt à partir vous indique si un courriel contient toutes les informations requises à l’envoi. Un crochet vert indique qu’il est prêt à être envoyé, alors qu’un crochet rouge signifie que des informations sont encore manquantes.

Puis-je envoyer un courriel à tous mes locataires en un seul envoi, même s’ils ne parlent pas la même langue?

Lorsque vous créez un nouveau locataire, Pronotif vous demande toujours de sélectionner la langue de préférence du locataire (français, anglais, ou les deux). Pronotif vous permet ainsi d’envoyer différentes versions d’un même courriel en fonction des préférences linguistiques de chaque destinataire.

Lors de la création d’un courriel, après avoir ajouté vos destinataires, Pronotif examinera leurs langues de préférence respectives et générera automatiquement un « sujet » et un « message » dans chacune des langues représentées par vos destinataires.


N.B. Un destinataire francophone recevra uniquement le courriel en français, alors qu’un destinataire anglophone recevra quant à lui le courriel en anglais.

Puis-je envoyer différents fichiers à différents destinataires d’un même courriel? Si oui, comment procéder?

Oui. À la seconde étape (Composer) de création d’un Courriel Certifié ™, vous pouvez choisir de joindre le(s) même(s) fichier(s) pour tous vos destinataires, en le(s) glissant dans l’onglet Pour Tous de la section Pièce Jointes (Optionnel).

Pour envoyer différents fichiers à différents destinataires, vous devez le faire via l’onglet Par Destinataire de la section Pièce Jointes (Optionnel), en glissant les fichiers dans la boîte respective de chaque destinataire. Les fichiers envoyés à un destinataire spécifique ne seront visibles que par lui.

Puis-je créer mes propres modèles d’avis? Si oui, comment procéder?

Oui. Vous pouvez créer jusqu’à 6 modèles personnalisés pour chaque type d’activité.

Voici comment procéder:

  1. Rendez-vous à la section Paramètres de votre compte en cliquant sur l’icône utilisateur situé au coin supérieur droit de la page, à côté de votre nom.
  2. Cliquez sur l’onglet Modèles situé dans le menu de gauche.
  3. Pour créer votre modèle personnalisé, cliquez sur le bouton Nouveau modèle.

N.B. Une fois créé, votre modèle pourra être utilisé à la deuxième étape (Composer) de création d’une nouvelle activité. Chaque modèle personnalisé créé s’affichera uniquement selon son type d’activité. Par exemple, si vous créez un modèle de Courriel Certifié ™, ce dernier s’affichera uniquement lors de la création d’un Courriel Certifié ™. Sachez aussi qu’il vous est possible de créer une version française et anglaise pour chacun de vos modèles.

Comment puis-je sélectionner mes destinataires à partir de mes propriétés?

Voici comment procéder:

  1. À la première étape (Destinataires) de création d’un courriel, cliquez sur l’option Mes Propriétés pour ouvrir la liste de vos propriétés.
  2. Cliquez sur la propriété désirée pour ouvrir la liste de ses locataires.
  3. Sélectionnez les locataires que vous souhaitez ajouter en tant que destinataires à votre courriel. À noter qu’il vous est possible de les sélectionner individuellement, par propriété ou par statut de consentement en utilisant les filtres.
  4. Cliquez sur le bouton Ajouter la sélection.

Comment puis-je mettre à jour mes propriétés et mes locataires?

Deux options s’offrent à vous:

  1. Si vous souhaitez mettre à jour certains locataires de vos propriétés existantes, vous pouvez le faire manuellement en accédant à votre page propriétés, puis en sélectionnant la propriété que vous souhaitez mettre à jour. Dès lors, vous pourrez modifier les informations générales de celle-ci et de ses locataires.

  2. Si vous souhaitez mettre à jour plusieurs locataires à la fois, nous vous recommandons de réimporter votre liste de locataires. Cela remplacera les enregistrements existants des propriétés, mais n’effacera PAS les rapports de preuve liés aux anciennes propriétés et/ou aux anciens locataires.

Comment puis-je envoyer un avis à une propriété en entier?

Une fois que vous avez importé une propriété et ses locataires, ces derniers sont disponibles à la première étape (Destinataires) de création d’une activité. Vous pouvez ainsi les sélectionner individuellement ou choisir une propriété en particulier qui regroupe tous les locataires.

Comment puis-je demander le consentement de mes locataires pour recevoir des courriels?

Lorsque vous ajoutez vos locataires à votre compte Pronotif, il vous est possible d’indiquer si vous avez reçu leur consentement pour leur envoyer des courriels. Pour ceux dont le consentement n’a pas encore été obtenu, vous pouvez le demander en utilisant la fonctionnalité Consentements de Pronotif.

Voici comment procéder:

  1. Rendez-vous sur l’onglet Consentements situé dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur le bouton Nouveau.
  3. Sélectionner les locataires pour lesquels vous souhaitez obtenir leur consentement.
  4. À la seconde étape (Composer) de création de votre activité, les champs « sujet » et « message » seront déjà remplis pour vous.
  5. Complétez toutes les étapes suivantes de création de l’activité, puis cliquez sur Confirmer & Envoyer.

Vous serez notifié par courriel dès qu’un destinataire accepte votre demande et son statut de consentement sera mis à jour dans votre compte Pronotif.

Une fois qu’un locataire vous a donné son consentement, vous pourrez lui envoyer des avis à l’aide du Courriel Certifié ™ de Pronotif.

Comment puis-je acheter des crédits Pronotif?

Vous pouvez acheter des forfaits Pronotif de 5, 50, 200 et 500 crédits directement à partir de la page facturation de votre compte.

Voici comment procéder:

  1. Ouvrez le menu Paramètres de votre compte en cliquant sur l’icône utilisateur situé au coin supérieur droit de la page, à côté de votre nom.
  2. Cliquez sur Facturation.
  3. Assurez-vous que vos informations de crédit sont exactes et à jour.
  4. Choisissez le forfait de votre choix.
  5. Cliquez sur le bouton Acheter.

Comment fonctionnent les crédits Pronotif?

1 crédit équivaut à 1 destinataire. Ainsi, un Courriel Certifié ™ envoyé à 3 destinataires coûtera 3 crédits. Ces derniers seront automatiquement déduits de votre banque de crédit.

N.B. Vous pouvez voir votre banque de crédit en tout temps, simplement en regardant dans le coin supérieur droit de votre page, à côté de votre nom.

À quel endroit puis-je voir les fichiers que j’ai envoyés?

Il vous est possible de visualiser tous vos courriels et fichiers envoyés à partir de votre boîte d’envoi. Cliquez d’abord sur le courriel dont vous souhaitez en consulter le(s) pièce(s) jointe(s), puis cliquez sur le lien Fichier(s) situé en haut de la table (voir la capture d’écran ci-dessous). Enfin, cliquez sur le(s) fichier(s) désiré(s) pour le(s) télécharger.