Guide de démarrage

Courriel certifié via Outlook

Lexop permet à ses utilisateurs de notifier des documents aux destinataires de leur choix. Ces derniers n’ont pas besoin d’avoir un compte Lexop. Cette activité est accessible via le module Outlook (ou votre Tableau de bord).

Pour notifier des documents :

  1. Cliquez “Notifier” à partir du groupe d’action Lexop. (Sur le ruban Outlook)

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  1. Entrez les informations du dossier dont il est question, si vous avez choisi « Légal » lors de l’installation.

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  1. Si vous avez plutôt opté pour une installation « Bancaire/Entreprise », il sera question d’identifier le dossier.

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  1. Entrez le nom de l’expéditeur (optionnel) si vous notifiez des documents au nom d’une autre personne. Cette information sera affichée par le service de courriel des destinataires.

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  1. Ajoutez des destinataires, tel un courriel régulier. Si vous avez des listes prédéfinies associées à votre compte, vous pouvez les utiliser en cliquant “Sélectionner les destinataires…”.
  1. Vous pouvez sélectionner « Transfert Sécurisé » si vous désirez ajouter une protection supplémentaire aux documents que vous joigniez (NIP), et activer l’option « Effacer le metadata » si vous voulez effacer le metadata (incluant les « track-changes » et commentaires contenus dans les documents MS Office).

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  1. Cliquez sur « Modifier les destinataires… » et entrez le nom complet de ces derniers, s’il y a lieu. Vous pouvez également cliquer sur « Sauvegarder la Liste… » pour garder en mémoire la liste actuelle. Par la suite, vous pourrez l’utiliser pour vos partages et/ou notifications subséquents en cliquant sur « Sélectionner les destinataires… ». 

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  1. Ajoutez les pièces jointes que vous souhaitez notifier, tel un courriel régulier.
  1. Utilisez la boite de message pour inscrire un message personnalisé à vos destinataires.
  1. Cliquez sur “Notifier” ou “Envoyer”.

 

Voici un exemple du courriel qui serait envoyé à vos destinataires :

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À noter : Un Rapport de confirmation sera disponible pour vos destinataires à partir du courriel ou de leur Tableau de bord (s’ils sont membres de Lexop). De plus, le Rapport vous sera également disponible via votre Tableau de bord.

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